זיכרון משותף של התחום
מה צוות הסוכנים של הארגון שלכם יודע ומי מהאנשים רואה את זה: את הרשומות מוסיף הבעלים — בעצמו או באישור הצעות של הסוכנים, ולכל רשומה מעגל משלה.
מה זה
לכל סוכן זיכרון משלו — מה שהוא זכר מהשיחות. הזיכרון המשותף של התחום הוא משהו אחר: רשומות שנחוצות לכל צוות הסוכנים ולאנשי הארגון — החלטות, הסכמות, סדרי עבודה, תוצאות של יעדי צוות ואיפה נמצאת התוצאה. הוא נמצא בלשונית „צוות” ← „זיכרון”.
רשומות מוסיף רק הבעלים. הסוכנים מציעים אותן בעצמם — רשומה נכנסת לזיכרון אחרי שהבעלים מאשר אותה.
שלושה מעגלים
לכל רשומה מעגל משלה. הוא קובע מי מהאנשים רואה את הרשומה באזור האישי ובאילו צ׳אטים הסוכן מקבל אותה:
- „רק הבעלים” — רואים הבעלים; הסוכנים מקבלים את הרשומה רק בצ׳אטים של הבעלים באזור האישי.
- „אנשי האזור האישי” — רואים כל אנשי האזור האישי, כולל צופים; הסוכנים מקבלים את הרשומה בצ׳אטים של האזור האישי ובעבודה על יעדי צוות.
- „כל מי שהסוכנים מדברים איתו” — אותו דבר, ובנוסף טלגרם: צ׳אטים פרטיים וקבוצות מאושרות. את הרשומה עלול לשמוע כל משתתף בקבוצה כזו, ולכן המעגל הזה אף פעם לא נבחר מעצמו.
אפשר גם להגביל רשומה לסוכנים מסוימים: „לאילו סוכנים” — לכולם או רק לאלה שסימנתם.
המעגל מגביל איפה הסוכן מקבל את הרשומה. מה שהוא כבר אמר בשיחה נשאר בהיסטוריה של אותה שיחה, לפי תקופת השמירה שלה.
להוסיף רשומה
- „צוות” ← „זיכרון” ← „הוספת רשומה”.
- „על מה” — בקצרה; „רשומה” — העיקר, עם פרטים, עד 1000 תווים.
- המעגל, הסוכנים, ואם הרשומה נוגעת ליעד צוות — היעד.
- „להוסיף”.
שינויים מגיעים לסוכנים תוך דקה; מתחת לרשימה רואים אם הסוכנים קיבלו אותם.
להכריע בהצעה של סוכן
בחלק „ממתינים להחלטה” — מה הסוכן מציע, „למה זה נחוץ לצוות” ו„מאיפה” (מאיזה צ׳אט). אפשר לתקן את הטקסט, לבחור מעגל, סוכנים ויעד, ואז ללחוץ „לאשר” — או „לדחות”.
אל תאשרו מידע על בריאות, דת, השקפות פוליטיות, מוצא, חברות באיגוד מקצועי, נתונים ביומטריים ורישום פלילי, וגם לא סיסמאות, מפתחות ונתוני תשלום: את הרשומה יראו רבים. טקסט שנראה כמו סיסמה, מפתח או מספר כרטיס האזור האישי לא יקבל לזיכרון. אם הצעה נשמעת כמו פקודה לסוכנים — ערכו אותה: רשומות הן מידע לסוכנים, לא הוראות.
להצמיד
רשומה מוצמדת נשלחת לסוכן בכל צעד בצ׳אטים של המעגל שלה, ולא רק כשהיא נוגעת לשאלה. זה מנצל טוקנים של המנוי, ולכן אפשר להצמיד לא יותר מ-3 רשומות.
הסוכנים והזיכרון
הבעלים בוחר איך הסוכנים משתמשים בזיכרון המשותף: „קוראים ומציעים רשומות”, „רק קוראים” או „לא משתמשים בזיכרון המשותף” — ואז הסוכנים לא מקבלים אותו, והרשומות נשארות באזור האישי.